Turnier planen und Anmeldungen verwalten

Diese Anleitung führt durch den vollständigen Ablauf: Sie legen ein Turnier an, veröffentlichen die Ausschreibung, verfolgen Anmeldungen und Warteliste und laden am Ende eine Excel-Datei mit allen Meldungen herunter.

Benötigte Berechtigung

Die Turnierverwaltung steht Benutzern mit der Rolle ADMIN oder TURNIERLEITER zur Verfügung. Zusätzlich muss das Modul Turniere für den Vereinsbereich freigeschaltet sein.

1. Turnierverwaltung öffnen

1. Melden Sie sich im Vereinsbereich an.
2. Öffnen Sie im Menü Verwaltung → Turniere.
3. Wählen Sie + Turnier anlegen.

Auf der Übersichtsseite sehen Sie später für jedes Turnier:

• Turnierart,
• Anmeldeschluss,
• bestätigte Mannschaften im Verhältnis zur Höchstzahl,
• Anzahl der Mannschaften auf der Warteliste,
• Status der öffentlichen Ausschreibung,
• Link und QR-Code zur Anmeldung.

2. Turnier und Termin erfassen

Füllen Sie die Turnierdaten aus:

Titel

Tragen Sie einen eindeutigen Namen ein, zum Beispiel:

Sommerturnier am 15. August 2026

Datum des Turniers

In der aktuellen Programmversion besitzt nur der Anmeldeschluss ein eigenes Datumsfeld. Schreiben Sie den eigentlichen Turniertag deshalb in den Titel, in die Beschreibung und in die PDF-Ausschreibung.

Art

Wählen Sie die angebotene Turnierform aus. Die Auswahl bestimmt, wie viele Spieler pro Mannschaft bei der Anmeldung erfasst werden müssen, beispielsweise Doublette oder Triplette.

Letztes Anmeldedatum

Legen Sie fest, bis zu welchem Tag Mannschaften gemeldet und die Anmeldung per E-Mail bestätigt werden können. Nach diesem Datum nimmt das Programm keine Bestätigung mehr an.

Wählen Sie einen Termin, der genügend Zeit für Auslosung, Platzplanung und Kommunikation lässt.

Anzahl Mannschaften

Geben Sie die maximale Zahl der teilnehmenden Mannschaften ein. Sobald diese Zahl durch bestätigte Anmeldungen erreicht ist, werden weitere bestätigte Mannschaften automatisch auf die Warteliste gesetzt.

Warteliste bei freiem Platz

Bestimmen Sie, wie das Programm reagiert, wenn ein Platz frei wird:

• Nächste Mannschaft informieren: Die nächste wartende Mannschaft erhält ein persönliches Platzangebot.
• Alle Wartenden gleichzeitig informieren: Alle Mannschaften auf der Warteliste erhalten eine E-Mail. Wer den persönlichen Link zuerst bestätigt, erhält den freien Platz.

Die zweite Variante ist schneller, arbeitet aber nach dem First-Fit-Prinzip: Der Platz ist für die zuerst bestätigende Mannschaft reserviert.

Beschreibung und Ausschreibung

Ergänzen Sie in der Beschreibung mindestens:

• Datum und Uhrzeit,
• Veranstaltungsort,
• Einschreibeschluss am Turniertag,
• Startzeit,
• Spielmodus,
• Startgeld,
• Ansprechpartner,
• besondere Teilnahmebedingungen.

Optional können Sie die vollständige Ausschreibung als PDF hochladen.

3. Ausschreibung veröffentlichen

Aktivieren Sie Ausschreibung öffentlich anzeigen, wenn das Turnier auf der öffentlichen Turnierseite erscheinen soll.

Öffentliche Teilnehmerliste festlegen

Mit der Option Aktuelle Teilnehmerliste auf der Anmeldeseite anzeigen entscheiden Sie für jedes Turnier getrennt, ob die Namen der bereits bestätigten Teilnehmer sichtbar sein dürfen.

• Option ausgeschaltet: Es gibt öffentlich weder einen Button noch eine Teilnehmerliste. Dies ist auch die Voreinstellung für neue und bereits vorhandene Turniere.
• Option eingeschaltet: Auf der öffentlichen Seite Turniere erscheint beim Turnier der Button Teilnehmerliste ansehen. Ein Klick klappt die aktuelle Liste auf. Dieselbe Liste steht auch auf der Anmeldeseite zur Verfügung.

Die Zahl im Button bezeichnet die Zahl der bestätigten Mannschaften. Angezeigt werden ausschließlich Vor- und Nachnamen der Spieler aus Anmeldungen mit dem Status angemeldet. Nicht veröffentlicht werden:

• Kontakt-E-Mail-Adressen,
• noch nicht per E-Mail bestätigte Anmeldungen,
• Mannschaften auf der Warteliste,
• Platzangebote und zurückgezogene Anmeldungen.

Ist die Freigabe eingeschaltet, aber noch keine Anmeldung bestätigt, erscheint der Hinweis Noch keine bestätigten Teilnehmer vorhanden.

Einwilligung und Datenschutz

Schalten Sie die öffentliche Teilnehmerliste nur ein, wenn die Veröffentlichung der Namen für das Turnier vorgesehen und datenschutzrechtlich geklärt ist. Die Freigabe kann später über Bearbeiten wieder ausgeschaltet werden.

Wählen Sie anschließend Speichern.

Nach dem Speichern zeigt die Turnierverwaltung:

• die öffentliche Ausschreibung,
• den persönlichen Anmeldelink,
• einen QR-Code zur Anmeldung,
• die Aktionen Bearbeiten und Anmeldungen.

Verteilen Sie den Anmeldelink oder QR-Code über Ihre Vereinswebsite, E-Mail, Messenger, Plakate oder soziale Medien.

Note

Der QR-Code wird durch das Programm erzeugt. Ein externer QR-Code-Dienst ist dafür nicht erforderlich.

4. Ablauf einer Anmeldung

Die anmeldende Mannschaft öffnet den Link oder scannt den QR-Code.

Die öffentliche Ausschreibung und eine freigegebene Teilnehmerliste können ohne Verwaltungsrechte angesehen werden. Das eigentliche Anmeldeformular ist im geschützten Vereinsbereich verfügbar. Der Benutzer muss daher entweder angemeldet sein oder die Seite über den dafür eingerichteten geschützten Vereinsseiten-Zugang öffnen.

Anschließend werden erfasst:

1. genau eine gültige Kontakt-E-Mail-Adresse,
2. Vorname und Nachname aller benötigten Spieler,
3. gegebenenfalls die Bestätigung eines Hinweises auf doppelte Namen.

Nach dem Absenden hat die Anmeldung zunächst den Status Bestätigung offen. Das Programm sendet eine E-Mail mit einem persönlichen Bestätigungslink.

Absenden allein reserviert noch keinen Startplatz

Solange der Bestätigungslink nicht aufgerufen wurde, zählt die Mannschaft weder als bestätigter Teilnehmer noch als Wartelistenplatz. Sie erscheint auch nicht in einer öffentlich freigegebenen Teilnehmerliste.

Erst nach dem Aufruf und der Bestätigung dieses Links wird die Mannschaft:

• als angemeldet übernommen, wenn noch ein Platz verfügbar ist, oder
• auf die Warteliste gesetzt, wenn das Teilnehmerfeld voll ist.

Das verhindert, dass fremde oder falsch geschriebene E-Mail-Adressen ungeprüft einen Startplatz belegen.

Prüfung auf doppelte Spieler

Erkennt das Programm einen Namen, der bereits in einer offenen, bestätigten oder vorgemerkten Anmeldung dieses Turniers vorkommt, zeigt es eine Warnung. Die anmeldende Person muss prüfen und ausdrücklich bestätigen, dass keine unbeabsichtigte Doppelmeldung vorliegt. Dadurch bleiben unterschiedliche Personen mit gleichem Namen weiterhin anmeldbar.

Rücktritt

Die Bestätigungs-E-Mail enthält einen persönlichen Rücktrittslink. Tritt eine bestätigte Mannschaft darüber zurück, erhält die Anmeldung den Status zurückgezogen. Der frei gewordene Platz löst automatisch die eingestellte Wartelistenverarbeitung aus.

5. Anmeldungen kontrollieren

Öffnen Sie Verwaltung → Turniere und wählen Sie beim gewünschten Turnier Anmeldungen.

Die Tabelle zeigt:

Status	Bedeutung
Bestätigung offen	Anmeldung gespeichert, E-Mail noch nicht bestätigt
angemeldet	Mannschaft besitzt einen bestätigten Startplatz
Warteliste	Mannschaft wartet auf einen freien Platz
Platz angeboten	Persönliches Angebot wurde per E-Mail versendet
zurückgezogen	Mannschaft ist vom Turnier zurückgetreten

Zusätzlich sehen Sie:

• Kontakt-E-Mail,
• Namen aller Spieler,
• Zeitpunkt der Anmeldung,
• Zeitpunkt der Bestätigung,
• Zeitpunkt eines Platzangebots,
• Zeitpunkt eines Rücktritts.

6. Warteliste und frei werdende Plätze

Tritt eine bestätigte Mannschaft über ihren persönlichen E-Mail-Link zurück, prüft das Programm unmittelbar die Warteliste.

Je nach Einstellung passiert Folgendes:

Nächste Mannschaft informieren

Die nächste Mannschaft erhält ein persönliches Platzangebot. Der Platz wird durch die Bestätigung des Links angenommen. Bis dahin trägt die Anmeldung den Status Platz angeboten.

Alle Wartenden informieren

Alle wartenden Mannschaften erhalten gleichzeitig ein Platzangebot. Die erste erfolgreiche Bestätigung erhält den Platz. Später bestätigende Mannschaften bleiben auf der Warteliste, falls der Platz inzwischen vergeben wurde.

Was die Mannschaft tun muss

1. Die Mannschaft öffnet den persönlichen Link aus der E-Mail.
2. Sie bestätigt das Platzangebot.
3. Ist der Platz noch frei, wechselt der Status auf angemeldet.
4. Wurde der Platz zwischenzeitlich vergeben, bleibt die Mannschaft auf der Warteliste.

Bei öffentlich freigegebener Teilnehmerliste erscheint eine nachgerückte Mannschaft erst nach erfolgreicher Annahme des Platzes in der Liste. Eine zurückgetretene Mannschaft wird nicht mehr angezeigt.

Tip

Vergleichen Sie vor dem Turnier die Zahl angemeldet mit der eingestellten Höchstzahl. Offene Bestätigungen sind noch keine sicheren Startplätze.

7. Anmeldungen als Excel-Datei exportieren

1. Öffnen Sie Verwaltung → Turniere.
2. Wählen Sie beim gewünschten Turnier Anmeldungen.
3. Klicken Sie auf XLSX herunterladen.

Der Browser lädt eine Datei nach folgendem Muster herunter:

turnier_anmeldungen_123.xlsx

Die Excel-Datei enthält die Anmeldedaten einschließlich Mannschaftsspielern und Statusinformationen. Warteliste, Platzangebote und Rücktritte bleiben dadurch auch im Export nachvollziehbar.

Öffnen Sie die Datei beispielsweise mit:

• Microsoft Excel,
• LibreOffice Calc,
• Apple Numbers.

Vor der Weitergabe sollten Sie nach dem gewünschten Status filtern. Für eine Startliste sind normalerweise nur Mannschaften mit dem Status ANGEMELDET relevant.

Personenbezogene Daten

Der Export enthält Namen und Kontaktinformationen. Bewahren Sie die Datei geschützt auf und geben Sie sie nur an Personen weiter, die sie für die Turnierorganisation benötigen.

8. Änderungen nach dem Anlegen

Wählen Sie in der Turnierübersicht Bearbeiten, um unter anderem:

• Titel oder Beschreibung zu korrigieren,
• den Anmeldeschluss anzupassen,
• die maximale Mannschaftszahl zu ändern,
• die Wartelistenstrategie zu wechseln,
• eine neue PDF-Ausschreibung hochzuladen,
• die öffentliche Ausschreibung ein- oder auszuschalten,
• die öffentliche Teilnehmerliste ein- oder auszuschalten.

Prüfen Sie nach einer Verringerung der maximalen Mannschaftszahl immer die bereits bestätigten Anmeldungen. Bereits angemeldete Mannschaften sollten vor organisatorischen Änderungen persönlich informiert werden.

Kurzcheck vor der Veröffentlichung

• Turniertag steht im Titel, in der Beschreibung und im PDF.
• Anmeldeschluss ist korrekt.
• Turnierart und Mannschaftsgröße stimmen.
• Maximale Mannschaftszahl ist festgelegt.
• Wartelistenstrategie ist ausgewählt.
• Ort, Uhrzeit, Startgeld und Ansprechpartner sind angegeben.
• Öffentliche Anzeige ist aktiviert.
• Es wurde bewusst entschieden, ob die Teilnehmerliste öffentlich sein darf.
• Bei öffentlicher Teilnehmerliste ist die Veröffentlichung der Namen geklärt.
• Anmeldelink oder QR-Code wurde getestet.
• E-Mail-Bestätigung kommt bei einer Testanmeldung an.
• Eine Testbestätigung erscheint korrekt als angemeldet.
• Das gewünschte Wartelistenverfahren wurde mit einem Test geprüft.